Hoeveel van deze dagelijkse informatie-uitdagingen herken jij?
Vreemd eigenlijk… Werkgevers investeren kapitalen om efficiënt en plezierig samen te werken, terwijl medewerkers lang niet altijd werkgeluk ervaren. Fysieke en digitale documenten zijn nodig om je werk te doen, maar als je ze nodig hebt moet je lang zoeken of zijn ze zelfs onvindbaar! Herken je dat ook?
Lees dan vooral door, want er zijn meer dagelijkse uitdagingen die met documenten, dus informatie, te maken hebben. Die lossen we allemaal voor je op:
Uitdaging 1: geen tijd om alles te lezen en te interpreteren
Je wilt wel volledig op de hoogte blijven, maar de enorme bergen aan gegevens en documenten zijn je gewoon teveel geworden. Er is geen tijd om het allemaal zelf in te lezen: het is niet meer behapbaar. Daardoor heb je het gevoel de grip te verliezen. Ben ik wel goed voorbereid op de vergadering van morgen? Kan ik klanten wel het juiste antwoord geven?
Uitdaging 2: niet leesbare notities, dossiers, aktes of…
Ken je een collega die een zeer slordig, niet te lezen handschrift heeft? Ongetwijfeld. Waarschijnlijk zelfs meerdere. Hoewel er belangrijke informatie opgeschreven kan zijn is het onleesbaar. Dus moet je ‘retour afzender’ om achter de juiste informatie aan te gaan. Het kost tijd en levert ergernis op: ‘Grrr..!’
Uitdaging 3: taalbarrières
Uitdagend kunnen ook de documenten zijn die je in een andere taal ontvangt van internationale klanten, bedrijven of buitenlandse collega’s. Wat staat er precies in die vrachtbrief? Begrijp ik de regelgeving in dit juridische document? Ik ken deze uitdrukking niet, wat wordt er mee bedoeld? Kortom, je spreekt de taal niet of het kost je gewoon teveel tijd om alle informatie te ontrafelen. Je hebt er ongetwijfeld weleens mee te maken gehad.
Uitdaging 4: de spelregels van beveiliging zijn onbekend
Digitale veiligheid en het beschermen van klant- en bedrijfsinformatie leveren vaak veel vragen op. Wat moet je precies doen met dat belangrijke emailbericht? Veilig opslaan en uit je eigen email inbox verwijderen? Welke documenten moet ik eigenlijk centraal opslaan en beschikbaar stellen? Wie mag dat inzien en hoe regel ik dat? Er bestaan genoeg bedrijven waar geen, of onduidelijk, beleid is en medewerkers onvoldoende training krijgen om informatie veilig op te slaan.
Uitdaging 5: gedoe met verschillende bestandsformaten
Deze laatste uitdaging herken je vast ook wel: je moet documenten omzetten naar bruikbare bestandsformaten, bijvoorbeeld om het leesbaar te houden op verschillende apparaten. Een smartphone heeft nu eenmaal een andere schermindeling dan een laptop. Het kost je onnodig veel tijd en bovendien vraag je jezelf vaak af of je wel het juiste bestandsformaat gebruikt hebt.
Is het tijd om slimmer, makkelijker en plezieriger te werken?
Dat kan de conclusie zijn als je één of meerdere van deze uitdagingen herkend hebt. Gelukkig bestaan deze uitdagingen niet meer als je gebruikmaakt van:
Het Xerox Workflow Central Platform.
Het is een totaaloplossing voor alledaagse documentuitdagingen of workflowproblemen, zoals vertalingen, bewerkingen en bestandsconversies. Het is een eenvoudige en goedkope stap naar meer werkplezier.
De Xerox Audio Documents app
Het antwoord op de eerste uitdaging (geen tijd om alles te lezen en te interpreteren) wordt als opgelost met de Xerox Audio Documents app.
Alle documenten moeten inlezen, bijvoorbeeld ter voorbereiding op de vergadering van morgen, is niet meer nodig. Laat het je voorlezen! Dan heb je nooit meer veel leeswerk te doen en hoef je bovendien niet te sjouwen met allerlei paperassen. Scan met de Audio Documents app de documenten in en je krijgt het als gesproken informatie terug! Je kunt ernaar luisteren als je in de file staat, of als je voor je uit zit te staren in het OV. Werkplezier betekent namelijk ook dat je jouw tijd zo goed mogelijk gebruikt om privétijd over te houden.
Ook meer werkplezier ervaren?
Voor vrijblijvende informatie, een demonstratie of gratis proeflicentie van handige apps binnen het Xerox Workflow Central Platform, neem contact met ons op.
