Advocatenkantoren & hybride werken…een uitdagende combinatie?

Hybride werken krijgt een vaste vorm binnen de advocatuur, want het merendeel van de advocaten werkt het liefst gedeeltelijk thuis. Dat valt onder andere te lezen in een recent artikel van Het Advocatenblad. Maar levert dat alleen voordelen op of zijn er ook nieuwe uitdagingen? Wij denken van wel. Mogelijk herken je er een aantal:

Samenwerken aan dossiers

Advocaten, die bijvoorbeeld in een maatschap werken, moeten op elkaar kunnen vertrouwen als er meerdere expertises nodig zijn binnen een dossier. Bijvoorbeeld op het gebied van familierecht, belastingrecht, milieurecht, strafrecht of arbeidsrecht. De collega-advocaat, die voor de desbetreffende case ingezet moet worden, was in de oude situatie op kantoor goed te bereiken. Vanaf de thuiswerkplek is er echter minder zicht op zijn of haar beschikbaarheid. Wordt er nog wel snel en efficiënt samengewerkt? Mogelijk is dat ook de reden waarom veel advocatenkantoren ervoor kiezen om circa 60% van de tijd toch op kantoor te besteden.

Veilig werken

Het klinkt vanzelfsprekend dat veilig werken binnen de advocatuur goed geregeld is. Toch is het niet ondenkbaar dat vertrouwelijke informatie van cliënten versnipperd raakt op thuiswerkplekken en in verkeerde handen kan vallen. En hoe staat het eigenlijk met de veiligheid van internetverbindingen? Even een USB-stick of losse harde schijf gebruiken, om geen papier van kantoor naar huis te hoeven sjouwen, kan ook funest zijn. Deze externe dragers, boordevol vertrouwelijke informatie, raken namelijk eenvoudig kwijt.

Meerdere versies of ad-hocaanpassingen

Hybride werken betekent vaak ook meer e-mailverkeer, omdat je elkaar minder spreekt. Het gevolg daarvan is dat er meerdere versies van belangrijke of vertrouwelijke documenten kunnen ontstaan. Terwijl je geen discussies zou moeten willen voeren over welke versie de juiste is. Dan stuur je wellicht direct het foute stuk naar de rechtbank of ben je simpelweg te laat omdat er onduidelijkheid was.

Onze conclusie

Verdergaande digitalisering en slimmere dossiervorming is nog noodzakelijker geworden doordat er hybride gewerkt wordt. Daartoe worden al veel stappen gezet binnen de advocatuur. Zo behoort vanaf 1 februari jl. faxen met de Rechtspraak tot het verleden. Wat nog geprint wordt moet vooral op een veilige manier geprint worden en mogelijk zorgt hybride werken er ook voor dat het interessant wordt om dossierinformatie vanaf thuiswerkplekken te scannen. Om op tijd alle stukken bij de rechtbank te laten belanden.